مراحل تولید محتوا

مراحل تولید محتوا که در کتاب کریستینا هالورسون از آن به عنوان گردش کار محتوا یاد شده است به مجموعه اقداماتی گفته می شود که یک تیم باید آن را برای مشتری انجام دهد. به گونه ای که باید یک پست، وبلاگ، سایت، محتوای بصری یا هر چیز دیگری که گروه به آن نیاز دارد را تکمیل کند.
هالورسون در کتاب خود می گوید: گردش کار محتوا نحوه ایجاد محتوا، نحوه یافتن منبع، لحن نوشته و غیره را تعیین می کند. به طوری که حتی اگر جریان های کاری خود را هنوز تعریف نکرده باشید، تیم شما به لطف گردش کار محتوا آن را در اختیار دارد.

مراحل کلی تولید محتوا 

گردش کار محتوا می تواند ساده یا پیچیده باشد. به طوری که هر تیمی می تواند استراتژی مختص به خود را برای پروژه های خود داشته باشد.
به طور کلی گردش کار محتوا شامل مراحل زیر می شود:

• طرح ایده کلی
• نوشتن محتوای اصلی
• مرور متن نگارش شده
• ویرایش متن
• مرحله تایید کارشناسان
• انتشار توسط تیم محتوا

زمانی که ما مراحل فوق را به صورت مستند در بیاوریم، مراحل کار به صورت بصری شکل گرفته و پیشرفت کار را گام به گام نشان می دهد.این مثالی بارز درباره سوییم لاین (Swimlane) است که روند پیشرفت کارها را در محور زمان (محور طولی) و محور نقش‌ها (محور افقی) نشان می دهد.

چرا باید گردش کار محتوای خود را تعریف کنیم؟

اگر برای خود نمودار گردش کار ترسیم نکنید، بدون شک پیگیری کردن تعداد زیادی پروژه بسیار سخت خواهد شد. ممکن است برخی افراد در تیم تولید محتوا به مسئولیت های خود واقف باشند؛ در حالی که این احتمال وجود دارد که همین افراد ندانند که برای تکمیل پروژه چقدر انرژی لازم دارند.
از این رو با ترسیم نمودار گردش کار می توان اطلاعات زیر را کسب کرد:

• می توانید فرایند تولید محتوا را قابل مدیریت کنید؛ به طوری که تقسیم وظایف امکان پذیر شود
• مراحل توسعه در هر بخش از محتوا مشخص می شود
• هر مرحله از محتوا برای دریافت تایدیه مشخص می شود
• وظایف هر کس به طور واضح مشخص می شود

ترسیم گردش کار این امکان را برای تیم تولید محتوا فراهم می کند تا در هر بخش از تولید محتوا از وظایف خود آگاه شوند. یعنی اگر در مرحله ای از تولید محتوا نوبت به فرد رسید، بداند که در آن لحظه باید چه کار کنند.
گردش کار همچنین به مدیر پروژه کمک می کند تا گره های مسیر را تشخیص دهد و در صورت امکان به باز کردن آنها بپردازد.

تعریف گردش کار محتوا یا مراحل تولید محتوا 

تعریف گردش کار محتوا این است که مشخص کنید چه کسی در چه زمانی چه کاری را انجام می‌دهد.
یعنی به 3 مولفه:

• Who
• When
• What

اهمیت دهید.
شما می‌توانید این کار را به هر طریقی که تیمتان به شما کمک می‌کند انجام دهید. بهتر است از ایده های افراد تیم کمک بگیرید.
بیایید هر قسمت را - چه کسی ، چه چیزی و چه زمانی - را جداگانه بررسی کنیم.

مشخص کنید چه کسی باید این کار را انجام دهد (Who)

پروژه‌های محتوای شما احتمالا شامل افراد زیادی هستند که مسئولیت‌های متمایزی در مراحل مختلف پروژه دارند. به این ترتیب اولین قدم در تعریف گردش کار محتوا این است که درک کنیم چه کسی باید وظایف را برعهده بگیرد. تعداد نقش‌ها ممکن است به شدت متفاوت باشند. مثلا:

• استراتژیست های محتوا
• نویسندگان
• طراحان گرافیک
• ایده پردازان
• مدیران پروژه
• بازاریاب ها
• صاحبان کسب و کار
• بازرسان (حقوقی ، منابع انسانی ، روسای بخش ها و غیره)

مشخص کنید هر فرد باید چه کاری را انجام دهد (What)

پس از این که نقش‌ها را در گردش کار معین و شناسایی کردید، وظایف ("ایجاد یک پیش‌نویس" یا "تایید پیش‌نویس")را برای هر کس مشخص کنید. هر وظیفه را به یک نقش اختصاص داده و وظایف را برای تکمیل شدن برای هر فرد تعریف کنید.
سپس هر وظیفه را به گونه ای تعریف می کنیم که در صرف زمان صرفه جویی شود. به عنوان مثال، زمانی که وظیفه ای را برای افراد تیم تعریف می‌کنید، بهتر است دقیقا مشخص کنید که کدام بخش از کار برای شما مهم بوده و به تایید نیاز دارد. مثلا موارد زیر را حتما تعیین کنید:

• آیا املا برای شما مهم است؟
• دستور زبان؟
• کیفیت؟
• سئو؟
• و ...

همچنین افراد را در جریان جزئیات کار قرار دهید. برخی از کارها ممکن است نیاز به جزئیات بیشتر داشته باشند. به عنوان مثال ، به نویسندگان بگویید که هدف ، مخاطب ، اهداف شمارش کلمات ، دستورالعمل های سبک (برای صدا ، لحن و قالب و غیره) و سایر مواردی را که باید بدانند را از کجا پیدا کنند.
هر وظیفه را به اندازه کافی واکاوی کنید تا فرد در هر نقشی که هست بداند که باید چه کار کند. اگر شما تعریف مبهمی از وظایف انجام، طبیعتا باید آماده شنیدن مواردی چون "من نمی دانستم که باید چنین کاری کنم" یا "این کار من نیست" یا "فکر کردم سیامک از عهده آن بر می آید" باشید.
بعد از اینکه مسئولیت های هر فرد که در گردش کار است را توضیح دادید، به نقطه ای خواهید رسید که می توانید به تعریف فازهای مختلفی که یک محتوا آن را طی می کند، بپردازید.

مشخص کنید هر فرد باید چه زمانی وظیفه خود را انجام دهد (When)

مانند هر فرآیند دیگری، مراحل تولید محتوا نیز از یک نظم منطقی و قابل تکرار پیروی می کنند. این مراحل به نقاط عطف و وابستگی های واضحی نیاز دارند تا کل تیم بتواند زمان مناسب برای انجام وظایف خود را تشخیص دهد.
در روند گردش کار برای تولید محتوا، مطمئناً شما ابتدا بخشی از کار را شروع می کنید؛ به طوری که ابتدا از طریق تولید و بررسی و سپس به انتشار می پردازید. این یک روند خطی و منطقی است. اما همیشه ساده نیست.
بهتر است ابتدا چند فیدبک نظیر بازاریابی، منابع انسانی و ... را معرفی کنید و چندین بخش از پیچیدگی کار را به گردش کار اضافه کنید. اینگونه می دانید چه کسی چه کاری انجام می دهد. به طوری که اگر نیاز به انجام کاری باشد، همگی به وظایف خود واقف هستند.
این مسئله تا حد زیادی با شاکله اصلی پروژه و این که چند نفر درگیر کار هستند متفاوت است. اما بسیاری از مسائل در تمامی پروژه ها واضح هستند.
ابتدا، به افراد گروه اطلاع دهید که در گردش کار از چه ویژگی هایی برخوردار هستند. شما می توانید این را به صورت بصری به آنها نشان دهید، یا از ابزاری برای بهتر نشان دادن آن استفاده کنید. آنچه برای شما مهم است را پیدا کنید، اما اطمینان حاصل کنید که این اطلاعات به طور موثر به افراد گروه منتقل خواهد شد.
پیش بردن امور از طریق گردش کار نیاز به درک مشترکی دارد. به عنوان مثال، اگر می دانید که یک متخصص خاص هر پنجشنبه غایب است، تاریخ اجرای پروژه را برای پنجشنبه تعیین نکنید، زیرا این امر موفقیت را خنثی می کند و کار را از ابتدا بهم می ریزد.

شخصی را برای نظارت بر تیم محتوا استخدام کنید

درست است که شما گردش کار محتوای خود را تعریف کرده اید. شما سه فاکتور اصلی چه کسی، چه چیزی و چه زمانی را به خوبی پوشش داده اید. اما این مسئله به تنهایی شما را در برابر مشکلات محافظت نمی کند. این روند خودش اجرا نمی شود. هنوز گره های کار وجود خواهند داشت و هنوز هم ممکن است در مسیر پروژه مشکلاتی بروز کند.
به همین دلیل شما به یک متخصص نیاز دارید تا مسئول نظارت بر پروژه ها باشد، از جمله این که هر قسمت از محتوا را در هر مرحله از گردش کار به سمت جلو هدایت کند.
این فرد ممکن است یک مدیر پروژه، یک استراتژیست محتوا یا یک بازاریاب باشد. از آنجایی که این فرد گردش کار را از نظر اینکه چه کسی در چه زمانی چه کاری را انجام دهد به خوبی درک می کند، می تواند به راحتی گره های کور پروژه را شناسایی کرده و آنها را به سمت جلو هدایت کند.

روشهای استفاده از ابزارهای تولید محتوا را بررسی کنید

برای تعریف گردش کار محتوا نیازی به استفاده از ابزارهای پیچیده نیست. شما حتی با یک قلم و کاغذ نیز می توانید برای نوشتن محتوا استفاده کنید؛ اما یک برنامه طراحی مانند Visio یا سایر برنامه های گرافیکی می توانند شما را در زیباسازی محتوا کمک کنند.
مارسیا ریفر جانستون درباره چگونگی شکل گیری این گردش کار می گوید:
من عضوی از تیمی بودم که مدتی را صرف کاوش در خصوص ترسیم گردش کار می کردیم. همه گیج شده بودند. سرانجام این شکل های چوبی را کشیدم و این نقاشی را برای همه ارسال کردم. چه کسی گفته که گردش کار نمی تواند سرگرم کننده باشد؟

ابزارهای همکاری آنلاین ، مانند Trello، می توانند به تیم ها کمک کنند تا روند کار خود را ردیابی کنند. احتمالا با استفاده از یک تقویم داخلی، می توانید نمای گرافیکی از یک تقویم تحریریه را ارائه دهید.
برخی از تیم ها از دفترچه های تقویم دار استفاده می کنند. برخی دیگر از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می کنند که به آنها این امکان را می دهد تا تاریخ شروع، مدت زمان کار و سایر موارد را به طور خودکار برای آنها انجام دهد.
در واقع برخی از ابزارها تیم ها را قادر می سازد تا با یک چشم به هم زدن ببینند که یک محتوا در چه فازی از گردش کار قرار دارد. به عنوان مثال ، در ابزار GatherContent (کارفرمای من)، به هر مرحله از گردش کار یک رنگ منحصربفرد و یک نمای کلی بصری اختصاص یافته است. برخی از سیستم های مدیریت محتوا نیز تیم ها را قادر می سازند تا گردش کار را در خود سیستم ایجاد کنند تا وقتی نوبت به افراد گروه رسید از آن مطلع شوند.
ابزارهای مدیریت محتوا که مبتنی بر گردش کار طراحی شده اند، می توانند ساده یا پیچیده باشند. بنابراین قبل از استفاده حتما آنها را تست کنید تا ببینید کدام ابزارها به بهترین شکل تیم شما را پشتیبانی می کنند.

ببینید که روند گردش کار چگونه به تیم تولید محتوا کمک می کند؟

آیا می خواهید گردش کار محتوا برای شما کارایی داشته باشد؟ ابتدا گردش کار را برای هر نوع محتوا یا مشتری تعریف کنید:

• مشخص کنید چه کسی وظیفه را بر عهده دارد (نقش ها).
• کارهایی که هر نقش باید برعهده بگیرد را مشخص کنید (وظایف).
• مشخص کنید چه زمانی کارها باید انجام شوند (جریان کار)

سپس ، شخصی را برای نظارت بر پروژه های محتوا و همچنین ارزیابی روند کار از طریق گردش کار استخدام کنید.
سرانجام، روش های استفاده از ابزارهای مدیریت محتوا را برای برقراری ارتباط در مورد گردش کار و حتی ادغام گردش کار در سیستم های خود مشخص کنید.

در انتها خود نیز به عنوان ناظر اصلی تیم را رهبری کنید

فراموش نکنید که شما رهبر اصلی گروه هستید و باید در مواقع لزوم به کمک گروه بیایید. درست است که شما دارای یک تیم قوی برای پیاده سازی استراتژی محتوا هستید؛ اما فراموش نکنید که آنها بدون حضور شما نمی توانند به ادامه مسیر خوشبین باشند.
شما باید تمام اعضای گروه را نظارت کنید و به تمامی سوالات آنها پاسخ دهید. شک نکنید که این کار شما به نفع گروه خواهد بود و ثمره آن را در پایان پروژه خواهید دید.
همچنین به یاد داشته باشید که همیشه قرار نیست در یک پروژه پیروز شوید. گاهی نیز شکست می تواند شما را برای پیروزی های آینده آماده کند.

کار تولید محتوا با موفقیت به پایان رسید

در تعریف گردش کار محتوا چه تجربه هایی کسب کردید؟ چه چیزی برای شما مفید واقع شده است، و چه چیزی نه؟
همه نکات موجود در این پست توسط نویسنده و کتاب کریستینا هالورسون گرداوری شده است. هیچ پستی نمی تواند همه نکات لازم و مرتبط را به یکباره ارائه دهد. در صورت تمایل به کسب اطلاعات بیشتر بهتر است مدام مطالب مختلف و جدید را مطالعه کنید.
شما با این کار دانش بازاریابی محتوا را گسترش خواهید دهید. بهتر ایت در دوره های بازاریابی محتوا شرکت کنید.
همچنین می توانید با تماس با واحد پشتیبانی سایت با کارشناسان مشورت کنید. آنها شما را در ترسیم یک گردش کار حرفه ای کمک خواهند کرد.